(目的)

第1条　この訓令は、別に定めるものを除き、枚方寝屋川消防組合(以下「当組合」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類等)

第3条　公文書の種類及び定義は、それぞれ概ね次の各号に掲げるとおりとする。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は、すべて正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、文書の保管及び文書の保存を適正に行わなければならない。

(文書の管理統制)

第5条　文書の管理統制は、総務部総務管理課(以下「総務管理課」という。)において行う。

(文書取扱主担者)

第6条　総務管理課に文書取扱主担者を置く。

(総務管理課長及び文書取扱主担者の職務)

第7条　総務管理課長は、当組合における文書の管理に関する事務を統括する。

(文書取扱者)

第8条　総務部以外の部等に文書取扱者を置く。

(文書取扱者の職務)

第9条　文書取扱者は、第7条第2項に規定するもののうち、部等に係る文書事務を行うものとする。

(文書取扱担当者)

第10条　課に文書取扱担当者を置く。

(文書処理の年度)

第11条　文書処理に関する年度区分は、1月1日から12月31日までとする。ただし、総務管理課長が特に認めたものについては、4月1日から翌年3月31日(以下「会計年度」という。)までとすることができる。

(文書の記号・番号)

第12条　文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、庁内連絡文書その他の軽易な文書にあっては、これを省略することができる。

(文書の発信者名等)

第13条　施行する文書は、管理者、消防長、署長その他職務権限を有する者の職名及び氏名を用いる。ただし、軽易なものは、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

(処理担当者の表示)

第14条　発送文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書の末尾に処理担当者の所属、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

(到達文書の処理)

第15条　郵送によって消防本部に到達した文書及び物品(以下「到達文書」という。)は、総務管理課において受領し、次の各号により処理する。

(文書の収受等)

第16条　前条の規定により課に配布された文書又は課に直接到達した文書については、文書取扱者が当該文書が当該課の所管であることを確認した後、文書取扱担当者又は当該到達文書の取扱担当者は、受付印(様式第2号)を押印し、文書受発簿(様式第3号)に所要事項を記載した後、当該文書に係る事案を担当する係長(当該係長がいない課にあっては、これに準じる職にある者とする。以下「担当係長」という。)に回付しなければならない。ただし、庁内連絡文書その他の軽易な文書にあっては、これを省略することができる。

(郵便料金の未納又は不足の到達文書の処理)

第17条　到達文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務部総務管理課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払って受領することができる。

(返送文書の取扱い)

第18条　第15条の規定は、返送されてきた文書について準用する。

(誤配布文書の取扱い)

第19条　文書取扱者又は担当係長は、配布を受けた文書のうちで、その課の所管に属しないものがあるときは、直ちに、当該文書を処理すべき課に回付し、又は総務管理課に返送しなければならない。

(職員の諸届書等の取扱い)

第20条　職員の諸届書、報告書等については、当該職員が所属する課から届出等すべき課へ直接、送付するものとする。

(文書処理の原則)

第21条　文書の処理は、担当係長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、事案が解決するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第22条　第16条の規定により回付を受けた担当係長は、当該文書に係る事案についての処理の方針、期限等を具体的に示して、当該文書を処理担当者に回付しなければならない。この場合において、担当係長は、必要に応じて、上司の指示を受けるものとする。

(供覧)

第23条　前条第1項の規定により文書の回付を受けた処理担当者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、起案に先立ち、直ちに当該文書を上司の閲覧に供しなければならない。

(未処理文書の取扱い)

第24条　処理担当者は、処理を要する文書のうち、未着手のもの及び処理の終わらなかったものについては、所定の場所に収納して退庁しなければならない。

(起案)

第25条　起案は、別に定めるもののほか、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(回議の手続)

第26条　起案文書は、起案者が起案の後、担当係長から順次、所定の上司に回議し、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第27条　他の部長若しくは署長又は課長が担任する事務に関係のある文書は、主管の部長若しくは署長又は課長の回議を終えた後、決裁権限を有する者の決裁を受けるまでに、その関係する部長若しくは署長又は課長に合議しなければならない。

(起案文書の合回議)

第28条　起案文書の合回議は、当該文書に係る事案に応じて、流れ方式又は当該文書に係る事案を担当する課の職員による持ち回り方式によるものとする。

(文書審査)

第29条　起案は、主管課で行い、起案文書のうち法規文書等その他重要な文書については、起案するに先立ち、文書取扱主担者の審査を受けなければならない。

(管理者等経伺の手続)

第30条　管理者又は副管理者(以下この項において「管理者等」という。)の決裁を受け、又は管理者等に供覧しなければならない文書は、これを市の秘書担当課に回付し、市の秘書担当課において経伺又は供覧するものとする。

(代決文書の後閲)

第31条　決裁権限を有する者が不在中代決した原議文書は、決裁権限を有する者が登庁した際、直ちに閲覧に供しなければならない。

(緊急処理すべき事案の処理)

第32条　緊急に処理する必要があり、かつ、所定の手続を経る暇がないときは、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合において、事後に所定の手続をとらなければならない。

(文書の施行)

第33条　事案が決裁されたときは、直ちに施行手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指示を受けるものとする。

(公印)

第34条　施行する文書のうち庁外へ発送する文書には、枚方寝屋川消防組合公印規則(平成11年枚方寝屋川消防組合規則第11号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、権利義務に関係しない文書又は軽易な文書については、原議文書及び発送文書に「公印省略」の記載をして、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第35条　文書の発送は、総務管理課長が定めるものを除き、文書取扱主担者等が行うものとする。

(文書整理の原則)

第36条　文書は、第39条に定める保存年限に基づいて整理し、重要なものは非常災害時に際して、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難等に対して予防を完全にしなければならない。

(文書の完結日)

第37条　文書の完結日は、次の各号に掲げるとおりとする。

(文書の保管・保存)

第38条　文書の保管及び保存は、課単位に行うものとする。

(文書の保存年限)

第39条　文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。

(保管・保存文書の貸出し等)

第40条　他の課の職員で、保管文書又は保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、当該保管文書又は保存文書を管理している課の職員の承諾を得なければならない。

(禁止事項)

第41条　保管文書及び保存文書は、これを抜き取り、差し替え、訂正し、又は他に転貸してはならない。

(保存文書等の紛失等)

第42条　保管文書又は保存文書を紛失又は汚損したときは、借覧者又は閲覧者は、直ちに保管文書又は保存文書を管理している課の職員に届け出なければならない。

(保存文書の廃棄)

第43条　保存期間が満了した保存文書は、5月末日までに廃棄しなければならない。

(文書廃棄上の注意)

第44条　総務管理課長は、廃棄文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認めるものは、切断、焼却等適当な処理の指示をしなければならない。