2　文書が公文書に該当するかどうかは、次に掲げる状況を総合的に考慮して、適切に判断しなければならない。

3　保存を要しない公文書を例示すると、次のとおりである。

4　事案の処理が完結していない、又は起案、供覧等の手続がされていない公文書であっても、消防組合における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに消防組合の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するために必要なものは、保存すべき公文書としなければならない。

2　文書担当課長は、課における文書管理の状況について、必要があると認めるときは、課長に報告を求め、又は実地に調査することができる。

3　文書担当課長は、必要があると認めるときは、課長に対し、文書管理に関し必要な指導をすることができる。

2　課長は、文書管理及び文書の処理に関する事務を所属職員に習熟させ、課における適正な文書管理及び文書の処理の促進に努めなければならない。

2　文書管理者は、課長の職にある者をもって充てる。

3　文書管理者は、文書管理に関し、所属職員の指導教育に当たるとともに、次に掲げる事務を担任する。

4　係長は、起案文書の審査その他の文書の処理に関する事務を担任する。

2　前項の帳票の様式は、別に定める。

2　前項の文書の整理上特に必要があるときは、別表第1に定める記号の次に適宜文字を加えることができる。

3　収受し、又は発送する文書の番号は、1会計年度を通じて一連の番号とする。

4　前項の規定にかかわらず、収受し、又は発送する文書の番号は、次に掲げるところによることができる。

5　公示令達文書の番号は、条例、規則、訓令、通達、告示及び公告ごとに、1暦年を通じて公示令達簿による一連の番号とする。

2　文書担当課長は、郵便料が未納又は不足の文書をその未納又は不足の料金を支払って受け取ることができる。

2　文書担当課長は、配布先が明確でない文書を開封し、その内容に関する事務を主管する課に配布するものとする。

3　文書担当課長は、書留扱いによる文書その他の配布をするに当たって配布先の課の職員の印又は署名を要する文書については、特殊文書配布簿に所要の事項を記載した上で、その内容に関する事務を主管する課に配布するものとする。この場合において、配布先の課の職員の印又は署名は、特殊文書配布簿に徴するものとする。

4　第1項及び第2項の規定による配布は、文書担当課長が所管する文書連絡箱により行うものとする。

5　2以上の課に関係する文書は、最も関係の深いと認められる課に配布するものとする。

2　前項の規定による指示を受けた係長は、担当者に対し、処理の具体的な方針及び期限を示さなければならない。

3　前項の規定による指示を受けた担当者は、同項の方針に従って、又は同項の期限までにこれを処理することができない場合は、係長に指示を求めなければならない。前条第1号ただし書の規定により課長の閲覧に供しなかった文書を当該方針により処理し、又は直ちに起案を行うことができなくなった場合も、また、同様とする。

2　前項の規定にかかわらず、決裁時に起案文書を作成することが困難である場合は、当該決裁を得た後、速やかに、作成することが困難であった理由及び決裁を得た日を明記して起案文書を作成しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、あらかじめ文書担当課長の承認を得た場合は、起案用紙を用いないで行うことができる。この場合において、保存期間、起案日、決裁日その他所要の事項を記録しなければならない。

2　特に機密性が高い情報を含む起案文書は、前項各号に掲げる要領のほか、次の要領により作成するものとし、特に必要である場合を除き複製してはならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に別の定めがあるとき又は特に必要があるときは、組合名、部名、課名等の名称を用いることができる。

3　庁内連絡文書の発信者名は、職名のみを用い、氏名を併記しないものとする。

2　合議は、一の部の課長、部長の順序で行うものとする。ただし、合議の進行に支障があるときは、この限りでない。

3　係長が第1項の審査を行ったとき並びに決裁、決定関与及び合議についての権限を有する者が決裁、決定関与及び合議を行ったときは、それらの行為(以下この項において「審査等」という。)を行った者は、起案用紙の所定欄に署名又は押印をするものとする。ただし、第17条第2項の規定により起案された場合における審査等を行った者の承認は、同項の承認を得た課長の定めるところによるものとする。

4　合議を受けた者に異議のあるときは、当該決裁に係る専決者、決定関与を受ける者及び合議を受ける者と協議しなければならない。この場合において、当該協議が調わないときは、共通の上司の指示するところに従うものとする。

2　起案文書を変更するときは、起案者が行うものとする。

3　起案文書の回付の途中でその内容に変更をする必要があると認めた者は、前2項の規定にかかわらず、その変更が厳格かつ限定的に判断して意思決定に与える影響がないものであると認めるときは、当該変更を自ら行い、及びその内容を表示して、回付を継続させることができる。

2　次条第1項及び第2項の規定により公印の押印を省略できるものについては、電子メール等で施行することができる。

2　施行文書のうち庁内文書については、公印の押印を省略するものとする。

3　施行文書(公印を押印するものに限る。)には、原議文書に含まれる当該施行文書の原案が紙文書のときは、当該施行文書の中央上部に原議文書に含まれる当該施行文書の原案と契印するものとする。ただし、当該文書の性質又は内容により契印の押印を要しないものは、この限りでない。

4　公印を押印した文書のうち重要な文書で紙数が2枚以上のものは、各用紙の継ぎ目等に当該公印で割印するものとする。

5　外国の地方公共団体の機関等にあてて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第1項の規定による公印の押印に代えることができる。

2　対外文書を発送しようとするときは、浄書された文書を封入して、係長を通じて、郵送によるものは所定の料金後納郵便依頼表に記載し、逓送によるものは所定の逓送伝票を添えて文書担当課長に送付しなければならない。

2　保存すべき公文書の保存期間は、法令等の定め、保存すべき公文書の効力、重要度、利用の状況、資料価値等を考慮して定めなければならない。

3　保存すべき公文書の保存期間の決定の基準は、次の各号に掲げる保存すべき公文書の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

4　課長は、保存期間を経過しようとする保存すべき公文書であって次の各号に掲げるものがある場合は、当該各号に定める期間、当該保存期間を延長するものとする。

5　課長は、保存期間を経過しようとする保存すべき公文書について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めてその保存期間を延長することができる。この場合において、課長は、延長する期間及び延長の理由を文書担当課長にあらかじめ届け出なければならない。

2　前項の完結日は、次の各号に掲げる保存すべき公文書の区分に応じ、当該各号に定める日をいう。

3　課長は、保存すべき公文書につき、第1項の完結日が到来していないか定期的に点検し、保存期間の満了する日を適切に把握しなければならない。

2　情報処理システムに記録された保存すべき公文書は、当該情報処理システムが処理するところにより編集するものとする。

3　電子計算機に記録された保存すべき公文書(情報処理システムに記録されたものを除く。)は、次に定めるところにより編集しなければならない。

2　前項の施錠できる保管庫は、開錠することができる者を必要最小限としなければならない。

3　課長は、保存すべき公文書(電子計算機に記録されたものを除く。)とするものについて保存文書目録を作成し、市民の閲覧に供しなければならない。

2　書庫には、保存すべき公文書及び書庫管理者が認める公文書に限り収納することができる。

3　保存すべき公文書は、書庫管理者が指定する書架に収納するものとする。ただし、書庫管理者の許可を得たときは、この限りでない。

4　書庫内は、常に清潔に保ち、整理整頓するとともに、火気を使用してはならない。

5　書庫管理者は、管理上必要があると認めるときは、職員が書庫へ立ち入ることを拒否することができる。

6　書庫管理者は、毎年度1回、書庫における公文書の管理状況について点検を行わなければならない。

2　課長は、第13条第3号の規定に基づき保存を要しない公文書に分類した公文書については、当該公文書を用いる必要がなくなったときは、速やかに廃棄しなければならない。

3　課長は、第13条第3号の規定に基づき組織的に用いる必要がない文書に分類した文書については、速やかに廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年7月14日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行前に改正前の枚方寝屋川消防組合文書取扱規程に基づき行われた起案その他の行為は、改正後の枚方寝屋川消防組合文書取扱規程に基づき行われた起案その他の行為とみなす。